Pozor na mýty kolem nahrávání přezkumného jednání

V předchozích článcích jsme se zaměřili na praktické dopady nahrávání a na to, jak nové povinnosti začlenit do každodenní práce insolvenčního správce. 

V Insolvenci 2008 celou situaci bedlivě sledujeme. Seznámili jsme se do hloubky s textem vyhlášky i důvodových zpráv, konzultujeme výklady s Ministerstvem spravedlnosti a všechny poznatky převádíme do konkrétních nástrojů a postupů. Na těchto základech nyní přinášíme rozbor nejčastějších otázek, které jsme od vás slyšeli. 

„Přibyde mi práce a nutnost naučit se nový software…“ 

Mnozí správci měli obavu, že si kvůli novele budou muset osvojit zcela nový softwarový svět. Ve skutečnosti tomu tak není. 

Ano, vytvořili jsme pro splnění nových povinností vlastní modul Záznam jednání. Je ale navržen jako přirozená součást ekosystému Insolvence 2008. Pokud pracujete v systému Optimum, modul se jednoduše stane další částí prostředí, které již dobře znáte. Pokud nyní nepracujete v našem systému Optimum, můžete modul používat i samostatně. 

Podstatné je, že modul Záznam jednání respektuje stávající strukturu spisu a nezavádí paralelní způsob práce. Není to další složitý software, ale intuitivní nástroj, který doplňuje to, co už ve své praxi běžně děláte. V Insolvenci 2008 máme s vývojem intuitivního uživatelského prostředí dlouhodobé zkušenosti, které jsme zohlednili i při vývoji tohoto modulu.  

„Nebude technika slabým místem celého procesu?“ 

Rozumíme vám – jste experti na řízení insolvencí, nikoliv na nahrávací techniku, která dosud nebyla běžnou součástí vaší práce a vzpomínky na covidové období, kdy přenos obrazu nebo zvuku selhal v nejméně vhodnou chvíli, jsou stále živé. 

Vyhláška má navíc na záznam přísná kritéria. To znamená jediné: technika musí být spolehlivá. Zároveň by vás neměla zatěžovat, protože vaše primární pozornost patří obsahu jednání, nikoli zařízení. 

Námi doporučenou kameru s integrovaným mikrofonem jsme nevybírali tvz. „od stolu“. Nebo vlastně ano, testovali jsme ji u stolu v reálné jednací místnosti, s běžným provozem, se vším, co k němu patří. Smyslem je, abyste měli jistotu, že technika funguje, a vy se můžete soustředit na svou práci. A pokud nechcete řešit ani tuto část, můžete využít připravené provozovny Insolvence 2008, kde techniku i obsluhu zajistí školený personál. 

„Nebudu řešit kameru, mám přece kvalitní telefon.“ 

Telefon působí na první pohled jako lákavě jednoduché řešení. Má kameru, mikrofon, je vždy po ruce. A proto se tahle otázka objevuje velmi často. 

Vyhláška neřeší typ zařízení, ale ukládá požadavek na úplnost a reprodukovatelnost záznamu. Telefon nedokáže garantovat, že se nahrávání nepřeruší, například pokud zapomenete zapnout režim letadlo a někdo vám během jednání zavolá.  
Telefony rovněž nejsou typicky kalibrovány pro nahrávání delších videí, šance na vybití baterie nebo pád nahrávací aplikace je tedy značně vyšší, než u zařízení určených přímo pro vytváření audiovizuálního záznamu. Typicky rovněž neumí zajistit kvalitu zvuku, která bude pro validitu vašeho záznamu klíčová. Pokud zrovna nemáte na výběr, je nahrávání na telefon pravděpodobně dostatečným nouzovým řešením, dlouhodobě však doporučujeme techniku, která je navržena pro stabilní, kontinuální záznam, a prošla testy v reálné praxi. 

„Když záznam přeruším, tak ho prostě zapnu znovu…“ 

Na první pohled může působit jako drobnost, když se nahrávání na chvíli přeruší. Právně i prakticky to však znamená, že záznam postrádá nepřerušenou kontinuitu, a tím pádem není možné jej považovat za platný záznam z přezkumného jednání. V takovém případě by bylo nutné jednání zopakovat, nebo transparentně popsat, proč je záznam vadný. 

Aby tato situace nenastala, náš Záznam jednání hlídá integritu záznamu a vytváří kontrolní součet. Správce tak může kdykoli doložit, že soubor je celý, neporušený a nebyl nijak změněn. 

„Jak dlouho musím záznam uchovávat a kde bude uložený?“ 

Vyhláška stanoví povinnost uchovávat záznam po dobu tří let. To znamená, že musí být uložen bezpečně, dohledatelně a způsobem, který odolá chybám i času. 

Abyste nemuseli řešit úložiště vlastního počítače, externí disky nebo riziko nechtěného smazání, systém ukládá záznam automaticky do zabezpečeného cloudového úložiště výhradně na území České republiky. Úložiště je pravidelně zálohováno a propojuje každý záznam přímo s konkrétním jednáním. 
Velikost záznamů není zanedbatelná, a proto by měla být kapacita úložiště pro insolvenčního správce praktickým tématem k dořešení. Součástí našeho Záznamu jednání je 300 GB prostoru zdarma, což plně postačuje pro zákonem požadovanou dobu uchování. 

„Jak se ujistím, že se záznam nahrál správně?“ 

Tohle je obava, kterou sdílí prakticky všichni správci. Nikdo nechce po skončení jednání zjistit, že se nenahrála první polovina nebo že se soubor neuložil. 

 Tomuto problému předejdete použitím kvalitní nahrávací techniky. Nepotřebujete profesionální kameru za desítky tisíc, nějaké technické zázemí však žádoucí je. Typicky vám postačí běžná, jednoduchá webkamera, kterou propojíte například s notebookem. 

„Musí se přezkumné jednání konat v provozovně?“ 

Novela vyhlášky přinesla určitou úlevu: už není povinné na provozovně držet pevně stanovených úředních hodin. Mnozí správci proto přemýšleli, zda se stejně tak neuvolnily i podmínky místa jednání. 

Novela vyhlášky však v tomto změny nepřinesla. Přezkumné jednání se má nadále konat v sídle nebo v provozovně insolvenčního správce. 
Jiné místo je možné využít pouze výjimečně (např. typicky u imobilních dlužníků), po předešlé dohodě s dlužníkem či soudem. Provozovna zůstává hlavním, zákonem předpokládaným místem jednání. Naše provozovny navíc nabízejí i jistotu profesionálního prostředí včetně technické podpory při nahrávání. 

„Jak záznam odešlu soudu?“ 

Dobrá zpráva je, že stejně jako jste byli zvyklí doposud s dalšími dokumenty: prostřednictvím datové schránky. Protokol i kontrolní součet se v našem Záznamu jednání vytvoří automaticky. Stačí pouze otevřít datovou schránku a odeslat dokumenty tak, jak to děláte běžně. Není potřeba žádná nová aplikace ani další znalost. 

Samotná podoba protokolu by pak měla být dodána ze strany Ministerstva spravedlnosti, prozatím se tak však nestalo. V rámci modulu Záznam jednání jsme tak prozatím vytvořili protokol vlastní, který obsahuje všechny náležitosti, které je možno od takového protokolu očekávat. 

Závěr: Společně to zvládneme 

Mnoho domněnek, které zaznívají kolem nahrávání přezkumu, vychází z přirozené snahy představit si celý proces předem a připravit se na něj. Tyto obavy velmi chápeme. Jakmile se ale jednotlivé otázky zasadí do rámce vyhlášky a fungující praxe, ukazuje se, že řešení jsou zde i bez dramatických scénářů. 

Smyslem naší práce je zajistit, abyste měli k dispozici prostředí, ve kterém nové povinnosti splníte jistě a jednoduše. S touto myšlenkou jsme také vytvářeli náš modul Záznam jednání. Jeho cílem není měnit vaše zavedené postupy, ale doplnit je o prvky, které zajistí právní jistotu a technickou spolehlivost. 

Pokud byste potřebovali cokoliv probrat, neváhejte se nám ozvat. Jsme připraveni pomoci vám novou situaci zvládnout. 

Insolvence 2008, a.s.