Archivovat a likvidovat dokumenty i nosiče musíme bezpečně

REISSWOLF – bezpečnost, ochrana, spolehlivost

A právě toto nařízení a mnohé další předpisy o ochraně osobních údajů, včetně ukládání dokumentů již dlouhodobě zajišťuje společnost REISSWOLF se sídlem v Kralupech nad Vltavou.

Společnost REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o. byla založena v roce 1996 a od této doby trvale působí v oblasti likvidace dokumentů a ostatních datových nosičů. V oboru likvidace zajišťuje provádění bezpečné externí likvidace listinných dokumentů a ostatních nosičů dat jako jsou pevné disky, CD/DVD nosiče, diskety, videokazety a různé druhy plastových karet a mikrofiší dle mezinárodní normy DIN 66399.

V roce 2006 byly služby rozšířeny o archivaci dokumentů a s tím související činnosti. V současné době je vybudován moderní Archivační komplex Klíčany v těsné blízkosti Prahy splňující vysoké bezpečnostní standardy a disponující paletovým, regálovým a trezorovým úložištěm.

Společnost se řídí přísnými bezpečnostními standardy pro nakládání s dokumenty a datovými nosiči, které jsou v rámci systému REISSWOLF® v zásadě jednotné po celé Evropě. V současné době působí společnost REISSWOLF ve více než 30 zemích Evropy.

REISSWOLF trvale dbá na vysoký stupeň bezpečnosti při nakládání se svěřenými dokumenty, je držitelem osvědčení od Národního bezpečnostního úřadu dle ustanovení zákona 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací na stupeň Tajné. Zaměstnanci a technické vybavení, která používá pro likvidaci svěřených materiálů jsou též certifikována Národním bezpečnostním úřadem až do stupně utajení „Přísně Tajné“ včetně. Jsme certifikováni dle normy ISO 9001, 14001, 27001 a ISO 50001.

Ve společnosti je ustanoven bezpečnostní ředitel, který trvale dbá na dodržování bezpečnostních standardů.

Dokumenty a ostatní datové nosiče jsou přepravovány v zabezpečených vozidlech a bezpečnostních kontejnerech REISSWOLF, které poskytují vysoký stupeň bezpečnosti. Je možné zvolit rozměr dle potřeb zákazníka, včetně možnosti nasazení bezpečnostních kontejnerů s elektronickými zámky.

V oblasti archivace se společnost zaměřujeme na poskytování komplexních služeb zákazníkům s cílem dosažení maximální spokojenosti se správou jejich dokumentů.

Celý cyklus pohybu nosičů informací je protokolárně evidován a v případě využití skartačních služeb obdrží každý zákazník „GDPR-certifikát o likvidaci nosičů dat“, případně „Eko informace“ o tom, jak likvidací dokumentů u společnosti REISSWOLF přispěl k ochraně životního prostředí.

Společnost disponuje digitalizačním pracovištěm, kde je schopna převést do digitální podoby dokumenty klientů až do standardu A0.

Systém REISSWOLF je vysoce kvalitní systém, který je bezpečný, komplexní a mimořádně flexibilní s dosahem v rámci celé ČR.

Služby REISSWOLF jsou zaměřeny na jednorázové svozy dokumentů ze spisoven a archivů a dále pak na průběžnou likvidaci nosičů dat informací, zejména z papíru, za pomoci kovových bezpečnostních kontejnerů různých velikostí, které jsou vybaveny vhazovací štěrbinou a víkem s integrovaným bezpečnostním zámkem. Pro oblasti s vysokou mírou výskytu osobních údajů, nebo dokonce i údajů zvláštní kategorie, si zákazníci mohou pronajmout bezpečnostní kontejnery s elektronickým zámkem tzv. e.l.sy. Takový zámek zajišťuje například logování otevření víka, v případě vniknutí do kontejneru se spustí alarm a elektronické karty se dají naprogramovat pouze pro určené osoby, oddělení nebo objekty.

Svozy jsou realizovány po celé ČR za pomoci bezpečnostních vozidel, které jsou sledovány GPS. Dokumenty jsou od zákazníků přijímány bez nutnosti třídění od sponek, plastů, ale i celých šanonů s kovovým pákovým uzávěrem. Zejména používané technologické zázemí je jednou z mnoha předností zajištění nejen komfortu při likvidaci dokumentů, ale zejména vysoké ochrany při likvidaci. Strojní zařízení poskytuje vysokou kapacitu i pro velmi náročné zákazníky a společnost REISSWOLF deklaruje zničení všech nosičů dat do 24 h od přívozu do závodu.

Služby zahrnují též bezpečnou likvidaci pevných disků a datových pásků. Demagnetizace HDD a pásek je prováděna na stroji s certifikací od NATO. Likvidace jednoho média trvá cca 1 minutu. Díky mobilitě zařízení lze likvidaci dat provést i u zákazníka pod dohledem.

V lednu 2019 společnost REISSWOLF zařadila do svého provozu též zcela nový velkokapacitní drtič na pevné disky a pásky jehož parametry jsou v rámci České republiky jedinečné.

• Harddisky (2,5“, 3,5“) do úrovně H-5 rozdělení či deformace na částice max. 320mm²
• Elektronické nosiče dat (USB disky, SSD disky, paměťové a čipové karty) do úrovně E-4 částice max. 30mm²
• Optické nosiče (CD/DVD) do úrovně O-4 částice max. 30mm²
• Magnetické nosiče dat (diskety, magnetické pásky, ID karty s magnetickým proužkem) do úrovně T-4 částice max. 30mm²
• Ostatní elektrotechnický materiál (notebooky, telefony, tablety, elektronika atd. bez baterií)

Kromě bezpečné likvidace nosičů dat společnost REISSWOLF zajišťuje kompletní převzetí dokumentů a jejich správu (roztřídění, evidence, nastavení zákonných skartačních znaků a lhůt). Každý klient obdrží webový přístup ke svým dokumentům v systému RWASOnline – www.rwas.cz Tento systém automaticky zpřístupňuje dokumenty zákazníků, hlídá skartační lhůty a uskutečňují se tu veškerá zpětná vyhledávání dokumentů a objednávání archivačních pomůcek.

V případě vysoce citlivých dokumentů a dat je také možnost využití komorového trezoru s certifikací od Národního bezpečnostního úřadu. Výhodou je zcela samostatný oddělený a komplexně zabezpečený prostor s plynovým zhášením. Zákazníci zde mohou kromě svých dokumentů ukládat také v trezorových skříní nosiče dat jako jsou pevné disky HDD, LTO pásky a další. Archivační komplex Klíčany se neustále rozrůstá a poskytuje profesionální uložení dokumentů a dat i pro nejnáročnější klienty.

TREZOROVÉ ULOŽENÍ

V roce 2018 REISSWOLF rozšířil své služby o digitalizaci dokumentů. Reaguje tak na rostoucí zájem o tyto služby a též legislativní podporu „digitálního“ dokumentu, který je v současné době možné za přesně daných podmínek považovat za originál.

Dokumenty je možno skenovat ve formátu PDF, PDF/A a opatřit kvalifikovanými nebo archivními časovými razítky dle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a zákona č. 298/2016 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, vycházejícího z relevantní pasáže unijního nařízení č. 910/2014 (eIDAS). Dokumenty se skenují dle potřeb zákazníka na detail evidence (dávka, složka, dokument, strana). Dále lze zdigitalizovat včetně vytěžování OCR vrstvy.

Součástí každého realizovaného projektu je řízení kvality.  Specifický plán kvality se sestaví během přípravné fáze a vychází z požadavků zákazníka. Skenované dokumenty je možné nadále používat, archivovat nebo bezpečně skartovat.

V případě dalšího využívání digitalizovaných dokumentů je možné využít zabezpečené cloudové on-line rozhraní aplikace REISSWOLF f.i.t. (file information technology). Zákazníci mohou svá data do tohoto rozhraní bezpečně nahrávat, ukládat, sdílet a navzájem si mezi sebou vyměňovat, využívat tzv. work-flow f.i.t. Všechna data jsou ukládána v rámci EU a jsou splněny požadavky GDPR nařízení. Šifrování SSL/TLS 1.2. a dvou faktorová autentifikace zajistí, že data zákazníků jsou bezpečně přenášeny. Servery jsou umístěny ve vysoce střežených a zabezpečených datových centrech certifikovány dle ISO 27001.

REISSWOLF f.i.t. webové zabezpečené cloudové rozhraní

Cílem společnosti REISWOLF je zajistit svým zákazníkům zejména bezpečný a spolehlivý systém likvidace dokumentů a dat, včetně možnosti bezpečné archivace a digitalizace dokumentů, profesionální péče o svěřené písemnosti.

www.reiswolf.cz