5 největších rizik nahrávání přezkumu bez technické podpory, a jak jim v praxi předejít

V předchozím článku jsme se věnovali nejčastějším otázkám, které se kolem nové povinnosti nahrávat přezkumná jednání přirozeně objevují. 

Je zřejmé, že záznam z přezkumného jednání musí splňovat jasně daná kritéria. Chceme také, aby proces nahrávání probíhal spolehlivě a bez zbytečných komplikací. Praxe ukazuje, že se během něj mohou vyskytnout rizika, kterým se však dá dobře předcházet. V následujícím textu se zaměříme právě na citlivá místa, se kterými se lze při nahrávání setkat.

1. Riziko přerušení nebo vadného záznamu

Jedním z nejzávažnějších úskalí je situace, kdy se záznam z nečekaného důvodu přeruší, poškodí nebo se nahraje jen částečně. Následné sestříhání záznamu není možné. 

K přerušení přitom nemusí dojít jen vinou techniky, ale i lidského faktoru. Stačí nechtěný dotyk ovládacího prvku, přepnutí zařízení do úsporného režimu nebo vybití baterie. Na první pohled drobnosti, ale jsou to komplikace, které mohou mít dopad na další požadovaný postup. 
 
Pokud je záznam vadný, je nutné jednání opakovat nebo alespoň srozumitelně a věrohodně vysvětlit důvod jeho nedostatků. 
 
Je tedy namístě pracovat s technikou, která je stabilní, trvale napájená a určená pro kontinuální pořizování audiovizuálního záznamu. V kombinaci s naším modulem Záznam jednání, který automaticky vytváří kontrolní součet a dokládá integritu souboru, se tato rizika snižují na naprosté minimum.

2. Riziko spoléhání se na nevhodné zařízení

Použití mobilního telefonu se může na první pohled jevit jako praktické řešení. Telefon je po ruce a dnes již technicky umožňuje pořídit obrazový i zvukový záznam v dobré kvalitě. Právě proto se tato možnost v úvahách správců objevuje poměrně často. 
 
Mobilní telefon však není vhodný pro dlouhodobý, nepřerušovaný záznam právně významného úkonu, jakým je přezkumné jednání. 

Riziko nespočívá až tak v kvalitě záznamu, který můžeme pořídit, ale v povaze samotného zařízení. Je to především osobní zařízení, takže záznam může přerušit nebo ovlivnit příchozí hovor, upozornění z jakékoliv aplikace, automatická aktualizace, vybití baterie, nebo vyčerpáni volného prostor na interním úložišti.  
 
Vyhláška nestanovuje konkrétní typ zařízení, klade však důraz na to, aby byl záznam úplný, souvislý a reprodukovatelný. U mobilních telefonů nelze tuto stabilitu zaručeně garantovat, a proto se hodí spíše jako krajní řešení než jako běžná praxe. 

Jako spolehlivější řešení tedy doporučujeme kameru určenou pro kontinuální záznam. Konkrétní otestovaný model s vybavením si můžete pořídit i přes Insolvenci 2008 zde.

3. Riziko pozdního uploadu záznamu na úložiště

Tento aspekt si řada insolvenčních správců uvědomí až ve chvíli, kdy se s ním setká v praxi. Představa, že se záznam nahraje na úložiště až později, například večer doma, se může zdát na první pohled rozumná. Má však svá úskalí. Soubor z jednání při devadesátiminutovém přezkumu může být velký přibližně 2–3 GB. Rychlost nahrání (uploadu) tedy zásadně závisí na rychlosti vašeho připojení. 

Pokud insolvenční správce spoléhá na upload mimo kancelář, může narazit na: 
🔹pomalé nahrávání díky nižší rychlosti připojení, 
🔹přerušení nahrávání díky nestabilnímu připojení, 
🔹situaci, kdy se nahrávání nestihne a správce se potřebuje věnovat dalšímu jednání.

Dokud není soubor uložen v prostředí, které umožňuje prokázat jeho integritu, nelze mít jistotu, že obstojí při případném pozdějším dotazu ze strany soudu nebo účastníků řízení. Každé takové odložení nebo prodlení při uploadu představuje zbytečnou nejistotu. 

Tento problém odpadá ve chvíli, kdy je možné záznam uložit ihned po jednání a přímo do systému, který jej okamžitě načte do zabezpečeného cloudové úložiště a potvrdí správci, že je vše v pořádku.  
 
To vám zajistí náš Záznam jednání. Na našich provozovnách se pak také můžete spolehnout na otestované vybavení a podporu asistentek. Sami moc dobře víme, že není nad pocit klidu při cestě z práce domů.

4. Riziko ztráty souboru při práci mimo systém

Jakmile se záznam ocitne „mezi“ různými zařízeními, například na USB disku, na ploše notebooku, v dočasné složce nebo v telefonu, vzniká prostor pro lidskou chybu. 
Někdo může soubor přejmenovat, neúmyslně smazat, zaměnit za jiný nebo přepsat. Běžné situace, které se dají v jiných oblastech jednoduše napravit, jsou u záznamu z přezkumného jednání výrazně citlivější. 

Změna nebo neúmyslné poškození záznamu podrývá jeho důkazní hodnotu. Proto je zásadní, aby byl soubor nejen uložen, ale také dlouhodobě dohledatelný, neporušený a chráněný před nevyžádanou manipulací.

5. Riziko nedostatečné archivace

Vyhláška ukládá povinnost uchovávat záznam po dobu tří let. Jde o dostatečně dlouhé období na to, aby se u lokálních zařízení projevily jejich limity. Poruchy hardwaru, zaplněné disky nebo neúspěšné zálohy nejsou v praxi nijak výjimečné. Lokální ukládání je proto vždy rizikové samo o sobě. 

Bez systémového řešení může insolvenční správce čelit např.: 
🔹nedostatku místa, 
🔹chybě při přenosu, 
🔹ztrátě souboru, 
🔹absenci auditní stopy, 
🔹pochybnostem o tom, zda záznam skutečně odpovídá originálu. 

Cloudové úložiště, které je součástí řešení Insolvence 2008, tato rizika eliminuje. Je zabezpečené, pravidelně zálohované a umístěné v České republice. Při využití modulu Záznam jednání je navíc k dispozici 300 GB prostoru zdarma, což plně pokrývá zákonnou dobu uchování bez nutnosti řešit vlastní kapacity. 

Závěr: Aby nahrávání byla formalita

Záznam přezkumného jednání je zkrátka novou zákonnou povinností, a zaslouží si odpovídající pozornost. Nemusíte si však dělat zbytečné starosti. Výše zmíněná rizika vznikají především v improvizovaných situacích, kterým se s naší podporou můžete vyhnout. 

Smyslem kvalitního technického a softwarového řešení je proměnit zákonnou povinnost v rutinní krok, který proběhne spolehlivě a bez zbytečných starostí. Rádi vás podpoříme, aby z povinného nahrávání časem byla jen formalita, která přirozeně zapadne do běžného rytmu vaší práce. 

Pokud s tím vším potřebujete pomoci nebo poradit, ozvěte se nám.

Insolvence 2008, a.s.